Para garantizar un evento de óptima calidad, envíe su solicitud al menos DOS SEMANAS antes de la fecha del evento. Se recomienda encarecidamente programar con antelación; las solicitudes suelen programarse por orden de llegada. Si lo desea, puede programar sus eventos con un año de antelación.

Los proveedores pueden solicitar fechas específicas para el evento; no obstante, Costco Wholesale ha pedido a Club Demonstration Services que realice eventos durante toda la semana. Los socios compran todos los días de la semana y los eventos venden productos tanto los lunes como los sábados.

CDS gestiona este programa para garantizar que se promocione su producto ante el mayor número de socios posible. Por ejemplo,
si solicita dos fechas de demostración, CDS programará una fecha en fin de semana y otra entre semana, en las fechas más próximas a las solicitadas.

CDS tiene flexibilidad para coordinar fechas con el fin de que coincidan con otros programas promocionales de Costco. No se olvide de informar al personal de programación si tiene previsto participar en alguno de estos programas especiales de Costco.
ATENCIÓN: COSTCO HA DETERMINADO EN TODAS LAS REGIONES DE CDS QUE DE JUEVES A DOMINGO SE CONSIDERA FIN DE SEMANA.

La presente política de días de la semana no se aplica a los eventos itinerantes. Estos eventos suelen realizarse de jueves a domingo

En ciertas ocasiones, no se podrá realizar su evento el día programado. Esto puede ocurrir por diversos motivos. Por ejemplo: la fecha del evento y la llegada de su producto al almacén de Costco no coinciden, no hay existencias suficientes en el inventario para realizar el evento, el asesor de ventas está enfermo, el kit para el evento (si lo hay) no ha llegado a tiempo para el evento, condiciones meteorológicas adversas, etc.

Sea cual sea el motivo, CDS volverá a programar el evento lo antes posible; normalmente, en los 14 días siguientes a la fecha de programación original.

Si el evento no puede realizarse en ese periodo de tiempo, se cancelará de forma permanente. Recibirá un informe de CDS denominado “Informe de recuperación del evento” en el que se le explicará qué eventos se cancelaron y por qué no se llevaron a cabo. Asimismo, se le dará la oportunidad de reprogramarlo para otra fecha. Se trata de un servicio que ofrece CDS para que pueda cumplir su programa de compromiso de eventos.

Tenga en cuenta que una fecha en fin de semana podría reprogramarse para un día entre semana y viceversa.

¿Cómo sabré si se ha procesado mi solicitud? 
Recibirá una confirmación por correo electrónico con información sobre las fechas del evento, los almacenes y el producto programado, así como instrucciones especiales.

Nuestro objetivo es ofrecer el mejor servicio posible. Si no recibe una confirmación en las 72 horas siguientes al envío de su solicitud, llame a la oficina de programación pertinente.

Muy importante: avísenos lo antes posible si no está de acuerdo con la confirmación. Haremos lo posible por cambiar la programación. Si se realizan los eventos y no nos informó de su desacuerdo con la confirmación, deberá proceder al pago de la totalidad de las facturas.

Avísenos de cualquier discrepancia dentro de las 72 horas siguientes a la recepción de la confirmación.

Club Demonstration Services requiere que se le avise de cualquier cancelación, adición y/o cambio del programa con 72 horas de antelación. Si recibimos el aviso con 72 horas de antelación, CDS garantiza el procesamiento satisfactorio de su solicitud. En caso contrario, intentaremos cumplir su petición pero no podemos garantizarlo.

Si se cancela el evento con menos de 72 de aviso, comunicaremos su decisión al personal sobre el terreno; no obstante, si se realiza el evento, deberá proceder al pago de la totalidad de las facturas.

Se promocionará un producto durante todo el evento.

Cada evento estándar cuenta como “1” para el cumplimiento de su compromiso de eventos. Solicite más información a su personal de ventas regional acerca del programa de compromiso de eventos.

Un evento dividido se compone de dos productos que se complementan o mejoran, y que pueden ser demostrados conjuntamente por un asesor de ventas de CDS. Por ejemplo, Kraft vende queso y Milton’s vende panecillos tostados, por lo que el evento consistirá en la promoción y degustación de queso y panecillos.

Los eventos divididos deben promocionar productos complementarios. A los socios les gusta especialmente el programa dividido puesto que les aporta nuevas maneras de usar su producto.

Tenga en cuenta que un evento dividido cuenta como la mitad (“1/2” o “0,5”) de un evento. Esto es importante cuando tenga que cumplir su compromiso de eventos con Costco. Por ejemplo, si acuerda realizar 4 eventos y decide participar en el programa dividido, deberá programar 8 eventos divididos para cumplir su compromiso. Un evento dividido cuenta como la mitad (“1/2” o “0,5”) de un evento. Ocho eventos divididos equivalen a 4 eventos estándar. (0,5 x eventos = 4 eventos estándar). Llame a su personal de ventas regional para obtener más información.

CDS puede enviarle una lista de los proveedores que participan de forma activa en este programa.

Los proveedores que representan varios productos pueden promocionar un máximo de dos de sus productos durante un evento, previa aprobación de CDS. Estos productos podrán promocionarse a la vez, dependiendo de los requisitos de cocción o podrán alternarse durante el evento.

Tenga en cuenta que un evento combinado cuenta como “1” evento cuando deba cumplir su compromiso de eventos; cada producto no cuenta como un evento separado. Los costes del evento se repartirán entre los productos programados en su factura.

SE APLICA A TODOS LOS EVENTOS 

Se recomienda encarecidamente que el supervisor de almacén de CDS se encargue de adquirir las muestras para el evento en el almacén. La ventaja de que CDS realice la compra por usted es que nuestro supervisor sabe cuántos socios compran cada día de la semana en su establecimiento. También puede reaccionar rápidamente frente a condiciones meteorológicas, obras, etc. Esto significa que puede adquirir más muestras si está justificado y, en algunos casos, devolverlas (productos no perecederos) si no se utilizan durante el evento. No hay cargos adicionales para el proveedor por este servicio. El precio que cobra Costco al socio es el mismo que le cobraremos a usted.

También tiene la opción de enviar sus muestras para el evento al almacén mediante un transportista (UPS, FEDX, etc.); no obstante, corre el riesgo de enviar un número de muestras que no se ajuste a su evento. Si decide realizar el envío de las muestras, siga las instrucciones a continuación para garantizar que se entreguen al supervisor de CDS y se utilicen en su evento: Identifique los paquetes de envío en la parte externa de la caja: deberá escribir “Muestras para el evento de CDS” en letras grandes o de colores, así como “A la atención del supervisor de CDS”.

Incluya una nota en el interior de cada envío en la que se indique el número de fechas del evento y cuántas muestras deben usarse cada día.

Debe notificar al coordinador de programación pertinente (San Diego, Suroeste, Texas, Medio Oeste o Costa Este) qué transportista entregará las muestras y en qué fecha. La oficina informará al personal sobre el terreno para que pueda prever la llegada de las muestras y avisará al responsable de recepción de su llegada. Las muestras deben llegar al menos 48 horas antes del evento.

Explique al coordinador cómo desea que CDS actúe en caso de que el envío no llegue o no esté disponible para CDS para el evento:

Opción 1: CDS puede cancelar y reprogramar el evento otro día.
Opción 2: CDS puede adquirir el producto del evento para el evento y utilizar el envío (cuando llegue o esté disponible) para otro evento.

Nota: CDS no es responsable en caso de que el producto del evento no llegue o de que el departamento de recepción de Costco Wholesale no lo ponga a disposición del supervisor del almacén de CDS.

Tamaño de las muestras: Las muestras deben ser del tamaño de dos bocados. La experiencia ha demostrado a CDS y a Costco Wholesale que los socios suelen adquirir el producto si se les proporciona una muestra suficientemente grande. Cuando elabore el presupuesto para el programa del evento, tenga en cuenta que CDS cortará su producto en muestras de un tamaño acorde a dos bocados.

Los kits para el evento suelen constar de los siguientes elementos: carteles de punto de venta (no mayores de 2059,94 x 27,94 cm), tarjetas de recetas, folletos, chapas o pines promocionales, vídeos, etc.

ANTES de enviarlos al almacén, el gerente de ventas de CDS deberá revisar los kits para garantizar que cumplen con las políticas y procedimientos estándares establecidos por Costco. Envíe un kit a la atención del gerente de ventas de CDS a la oficina de CDS pertinente. Tras la aprobación, los kits para el evento se enviarán directamente al almacén a la atención del supervisor de CDS. Haga clic aquí para ver la lista de direcciones de los almacenes.

Los asesores de ventas de CDS utilizarán camisa blanca, pantalón de vestir negro o azul marino, delantal y redecilla para el pelo con gorra o visera como proceda cuando se sirva comida. Si es un evento de productos no alimenticios, no se requerirá redecilla.

Este uniforme proporciona una imagen profesional y coherente en el almacén de Costco, así como en todo el país. CDS puede satisfacer la petición de utilizar la camisa/logotipo o delantal del proveedor si está proporcionando personal para un evento itinerante (productos alimenticios) o un evento especial (productos no alimenticios).

Si tiene una promoción especial diferente a un evento itinerante o evento especial, y desea que CDS utilice prendas con sus colores y logotipos, póngase en contacto con el gerente de ventas regional para saber si podemos satisfacer su solicitud. Consulte el directorio para encontrar los nombres de contacto, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono.

Los pagos deberán realizarse a nombre de:

Club Demonstration Services, Inc.
P. 0. Box 894502
Los Angeles, CA 90189-4502

Nota: las comisiones de las transferencias bancarias correrán a cargo del ordenante.

Pago anticipado: los proveedores pueden pagar los eventos por adelantado en lugar de enviar la solicitud de crédito o la denegación de este. CDS deberá recibir el pago 14 días antes de los eventos. Si el pago no se recibe 14 días antes de los eventos, se cancelarán los eventos. Envíe los pagos anticipados a:

Club Demonstration Services
A la atención de: Jeff Flamholz
9555 Chesapeake Dr. Suite 100
San Diego, CA. 92123

Preguntas sobre facturación: Todas las preguntas sobre facturación deberán dirigirse al departamento de facturación corporativa, (858) 581-8700. Esperamos poder trabajar con usted. ¡Gracias por elegirnos!